Gestão do Conhecimento

Atualmente, em um mercado competitivo, as empresas buscam a todo tempo, maneiras de sobreviver a este cenário mercadológico como também de se diferenciar em seus serviços e/ou produtos oferecidos. Passam então, a articular novas propostas de gestão, dentre elas a gestão do conhecimento e a gestão da informação.

O conceito de gestão de conhecimento e de gestão da informação é visto sob óticas diferenciadas, como podemos observar nas colocações dos autores a seguir.

Segundo Davenport (1998), a gestão do conhecimento pode ser vista como uma série de ações gerenciais constantes e sistemáticas que facilitam os processos de criação, registro e compartilhamento do conhecimento nas organizações. Para Alvarenga Neto (2005), gestão do conhecimento deve ser entendida como gestão da organização na era do conhecimento. Na concepção do autor, as empresas não gerenciam o conhecimento; este se encontra incorporado em cada pessoa e na fronteira periférica existente entre as mentes de várias pessoas que atuam dentro de uma mesma organização. O que as empresas fazem é gerenciar as condições ambientais necessárias à criação e troca de conhecimento novo, favorecendo o processo de inovação, necessário à sua sustentabilidade. A idéia de que não se gerencia o conhecimento na concepção estrita da palavra se aproxima da visão de Albrecht (2004), quando diz que o conhecimento não deve ser disciplinado. Aqui, toma-se emprestada a opinião de Von Krogh; Ichijo; Nonaka (2001), quando dizem que não se gerencia conhecimento, apenas capacita-se para o conhecimento, facilitando-se os relacionamentos, as conversas e o compartilhamento do conhecimento localizado em toda a organização, independentemente de suas fronteiras geográficas e culturais.

Em relação à gestão da informação, conforme defende Alvarenga Neto (2005), ela é considerada como um dos componentes da gestão do conhecimento. Para o autor, a gestão da informação deve ser vista como o ponto de partida para qualquer iniciativa relativa à gestão do conhecimento. No entanto, ela não tem a preocupação com a criação, uso e compartilhamento de conhecimentos, o que faz a gestão do conhecimento ir muito além da gestão da informação.

Não se nega que a gestão da informação é apontada como uma ferramenta essencial à gestão do conhecimento. As empresas, sem dúvida, podem ser mais inteligentes promovendo o entendimento do seu business entre todos os empregados, fazendo a informação “girar”. Mas, para tanto, precisam transformar seus dados em informação e depois em inteligência ou conhecimento, conforme processo a seguir.

DADO: reflete as operações diárias da organização; são “brutos”.

INFORMAÇÃO: são os dados processados e consolidados.

INTELIGÊNCIA OU CONHECIMENTO: entendimento dos dados processados.

Entretanto, para que a gestão do conhecimento seja considerada um marco estratégico, torna-se necessário investir na geração e disseminação do conhecimento por meio de pesquisas, estudos, artigos, palestras e aulas, que tornam uma instituição reconhecida como geradora de conhecimento próprio. Desta maneira, a instituição estaria trabalhando de forma proativa, dinâmica e engajada ao objetivo – Gestão do Conhecimento.

Alguns pontos podem ser considerados no intuito de reconhecer se uma instituição tem mesmo uma gestão voltada para o conhecimento. São eles:

• estabelecimento de uma visão estratégica para o uso da informação e do conhecimento;
• aquisição, criação e transferência de conhecimentos tácitos e explícitos;
• promoção da criatividade, da inovação, da aprendizagem e educação contínua;
• promoção de um contexto organizacional adequado.

Apoiando nas idéias de Carvalho e Tavares (2001:62), “para implementar um estado de gestão do conhecimento uma organização precisa:

• saber identificar e disseminar o conhecimento já existente, o seu capital intelectual;
• saber utilizar esse conhecimento já existente, aplicando-o com eficácia em seu negócio;
• saber estimular a produção de novos conhecimentos;
• saber identificar o momento em que os novos conhecimentos são produzidos;
• saber utilizar o novo conhecimento, direcionando-o para o seu negócio, tornando-o essencial para o mesmo”.

Alvarenga Neto (2005) propõe que a GC deve ser compreendida como:

O conjunto de atividades voltadas para a promoção do conhecimento organizacional, possibilitando que as organizações e seus colaboradores possam sempre se utilizar das melhores informações e dos melhores conhecimentos disponíveis, com vistas ao alcance dos objetivos organizacionais e maximização da competitividade (ALVARENGA NETO, 2005:18).

Neste sentido, vale ressaltar a importância do benchmark em instituições que já têm a excelência da gestão do conhecimento, considerando que as informações levantadas poderão vir a ser excelentes instrumentos de comparação, além de efervescente fonte de novas idéias. Desta forma, espera-se a proximidade de boa parte dos movimentos e dos ambientes nos quais se produzem a criação, a retenção, o compartilhamento e a disseminação dos conhecimentos, movimentos estes que dão suporte à implementação de um estado de gestão do conhecimento na organização.

Eficácia X Eficiência

Um Profissional, no decorrer de suas atividades, deve alcançar ao mesmo tempo a eficiência e a eficácia. Primeiro seu trabalho precisa alcançar o que se espera, os objetivos almejados, e esse trabalho não deve conter erros demasiados, deve estar o mais correto possível. Se o executivo é eficaz, mas não é eficiente, ou seja, faz o trabalho certo para alcançar uma meta, mas esse trabalho apresenta diversos erros, então os objetivos têm chances remotas de serem alcançados.
Um administrador é eficiente, mas não é eficaz, ou seja, faz os seus trabalhos com um mínimo de erros, mas nunca realiza um trabalho que levará ao alcance das metas, então os objetivos nunca serão alcançados. A eficácia é primordial, imprescindível ao administrante, e a eficiência é desejável.
O gerenciador que é eficiente , porém não é eficaz, nunca alcança os resultados, ao passo que, aquele que é eficaz, mas não é eficiente, tem algumas chances de atingir bons resultados. Por fim, o administrador que é eficiente e é eficaz sempre atinge resultados positivos.

Há certas palavras que ganham significado e conotação nova dependendo de onde são usadas. No mundo da administração e Marketing isto é muito comum. São jargões profissionais que são cunhados para traduzir ou sintetizar uma idéia, um modo de pensar.
Um bom exemplo disto são as palavras eficiência e eficácia. Nos dicionários trata-se de sinônimos, porém no dia-a-dia organizacional elas têm significados distintos.

Talvez tudo tenha começado por um novo conceito em um livro ou palestra sobre gestão. Na verdade não sei a origem da distinção, o que sei é que tanto no Aurélio quanto no Michaelis os dois termos são dados como sinônimos. Lá encontramos: Eficiência: Ação, força, virtude de produzir um efeito; eficácia. Eficaz: Que age com eficiência. Eficácia: Qualidade ou propriedade de eficaz; eficiência. Contudo, estas duas palavras são usadas para designar duas formas diferentes de fazer. Eficiência, no "dialeto" corporativo significa fazer certo. Enquanto eficácia traduz-se por fazer da maneira certa. E nisto consiste uma grande diferença. Isto porque podemos alcançar uma meta, porém despendendo um esforço e recursos maiores do que o necessário.

Vejamos um exemplo. Imagine que a missão de dois profissionais seja ir de Juiz de Fora a Belo Horizonte. Ambos saem no mesmo horário, porém um pega a BR 040 e chega ao destino em 3 horas, perfazendo 280 km do trajeto e consumindo cerca de 28 litros de gasolina. O segundo motorista resolve seguir o caminho passando por Manhumirim e de lá para BH. Resultado gasta 16 horas de viagem num trajeto superior a 1000 Km tendo um consumo de mais de 100 litros de gasolina. Como não estipulamos um prazo máximo para o cumprimento da missão, ambos foram eficientes, pois cumpriram o que deviam, ou seja, chegaram ao destino. Porém, o primeiro, além de eficiente foi eficaz. E você tem sido eficiente ou eficaz?

Sempre que somos eficazes somos eficientes, porém o inverso não é verdadeiro. Enquanto a eficiência está ligada ao resultado, ao produto, ao objetivo final a eficácia vai além. Está vinculada ao método ao como foi feito e não apenas se foi feito. A verdade é que vemos hoje em dia muitos profissionais e empresas eficientes, mas poucos eficazes. Na maioria das vezes cumprimos o que temos de fazer, porém de uma forma que exige mais recursos, tempo e energia. O que podemos fazer então? Primeiro estar aberto à mudança. Questionar como temos feito as coisas, nossos métodos e estratégias. Precisamos não nos acomodar ao que sempre deu certo. Acredite que mesmo que sempre tenha sido feito de um modo é bem provável que possa ser melhorado. Segundo ponto: invista tempo estudando e planejando suas ações. Você verá o quanto economizará depois. A eficácia exige planejamento, organização. Parar para planejar irá lhe permitir ir muito mais rápido depois, ou pelo menos evitar perdas de tempo maiores e retrabalho.

Diz uma história que certa vez um jovem lenhador resolveu desafiar o mestre de seu vilarejo. Este homem era um senhor já de idade, mas muito respeitado em sua profissão. Conhecia todas as técnicas e era quem tinha sempre a maior produção entre os lenhadores.
O jovem, convencido de que era melhor do que ele fez o desafio. Nesta região, estes desafios eram eventos que agitavam os moradores locais. Ser o melhor lenhador era um título que conferia status, respeito e admiração. O jovem se preparou muito até o dia marcado. Chegando, cumpriram todo o ritual que deveria anteceder à competição. Cada qual deveria usar apenas um machado. Venceria aquele que cortasse mais árvores num período de 8 horas. Cabe aqui um pequeno comentário. Para que a história não tenha um sentido politicamente incorreto, ou seja, antiecológico. Vale destacar que se tratava de um reflorestamento específico para fins industriais e que o mesmo estava dentro das regras ambientais. Assim dito, foi iniciado o embate. Ambos começaram a atividade com vigor.

Após um longo período, o lenhador mais jovem, ao olhar para trás viu o mestre sentado. E continuou a labuta. Por várias vezes o mancebo ao olhar em direção ao experiente lenhador o via sentado. Logo imaginou o cansaço do mesmo devido à idade e que com isto a vitória seria fácil. Ao final do período estipulado, os juízes foram contar o número de árvores que cada um havia derrubado. O sorriso do jovem traduzia sua certeza de vitória. Porém, o mesmo se viu decepcionado ao ouvir o resultado. Havia perdido por uma boa diferença. Inconformado questionou ao mestre como poderia ter perdido se sempre que olhava para trás o via sentado. O experimentado senhor disse-lhe: todas as vezes que me via sentando eu estava a amolar meu machado.

Enquanto o jovem lenhador só se preocupava com a tarefa (derrubar árvores) seu machado ia cegando. A cada nova árvore era necessário despender muito mais força e tempo. Ao contrário do mestre que planejou e se preocupou no como fazer melhor. Esta é a grande distinção entre o significado de eficiência e eficácia. Imagine quem estava mais exausto ao final da competição. Certamente o mais jovem e não o mais velho que soube dosar sua energia e preparar sua ferramenta adequadamente. Este mesmo efeito pode ser constatado em outro esporte que é a nossa paixão nacional: o futebol. Muitas vezes vemos times ou jogadores de grande vigor físico e de muita correria. Por outro lado, outro jogador, mesmo que não mais experiente, mas mais talentosos, conseguem com menos exaustão melhores e mais belas jogadas. O que, embora nem sempre, mas na maioria das vezes se converte em gol.
Reavalie seus métodos. Descubra um jeito melhor de fazer as coisas. Isto poderá gerar economia de tempo, material, equipamento e poderá traduzir-se em um diferencial em sua carreira ou empresa. Faça certo e da maneira certa. Não fique preso somente ao fazer, mas fazer da melhor maneira possível. Você só tem a ganhar sendo eficaz. Por isto, da próxima vez que lhe perguntarem se você é eficiente ou eficaz, que você possa responder confiante: EFICAZ!

Metas e Objetivos

Tanto no ambiente empresarial quanto no âmbito pessoal, cumprir metas, cotas, objetivos tornou-se imperioso, sempre ouvimos falar delas, visto a necessidade de obtenção de resultados reais, alcance da competitividade profissional ou aumento da performance pessoal. A falta de compromisso com metas e objetivos leva à inapetência financeira e profissional do individuo e organização, levando o profissional e empresa a se auto mutilarem e depredarem os resultados que poderiam ser facilmente alcançados com a organização no cumprimento das metas.
Cumprir uma meta ou objetivo exige alguns ingredientes do profissional ou organização que se não utilizados podem dificultar, retardar, e até mesmo impedir por completo que um mérito ou situação seja atingido. No cumprimento de metas e objetivos muitas vezes tem-se que ter visão sistêmica da situação, onde o afastamento do problema, que está levando-se ao uso máximo da performance, sem atingir naquele momento os resultados esperados, contribui para uma melhoria e aumento da capacidade de atingir os objetivos com as metas. Quando queremos ver a terra, só a conseguimos ver através de um satélite distante, ou tem-se que afastar até a lua, portanto nem sempre o viver a situação de forma permanente é melhor maneira para encontrar a solução.
Para tornar mais seguro e retilíneo o alcance das metas e objetivos deve-se:
- Ter em detalhes de forma clara o que quer conseguir e alcançar, expectativas e objetivos confusos, ninguém conseguirá cumpri-los e se cumprir não terá consciência do dever cumprido com metas.
- Manter uma postura de ação permanente e focada para o caminho da meta, a dispersão e diversificação apenas contribuirá para colocar no caminho mais uma meta que não será cumprida adequadamente. Uma equipe voltada para dobrar o faturamento não pode ser a mesma que estará trabalhando para abertura de uma outra filial.
- Manter uma visão sistêmica sobre o objetivo a alcançar, para que se necessário, mude a rota, ajuste a meta, a condicione a parâmetros reais; o que você quer é possível? Verificou o ambiente interno e externo onde realizará a meta? Verificou situações conjunturais alheias aos objetivos traçados? Seu comportamento com a situação esta pertinente à situação exigida?
- Gerenciar periodicamente a meta traçada até atingi-la, não adianta elaborar-se um sem numero de propósitos e não geri-los, conseguindo os resultados de forma aleatória e na sorte. Isto causará uma inapetência de propósitos e objetivos no futuro.
- Se o seu carro quebrou na beira da BR, ali não é o melhor lugar para procurar o melhor mecânico ou eletricista e sim consertá-lo da melhor forma disponível no momento, para que chegue ao destino e depois, ajustar a manutenção na sua cidade ou chegada. Não atrase o cumprimento de metas procurando em situações emergenciais dentro da empresa, deixar parado funções buscando apenas o melhor, um simples operador de caixa que fura com a empresa, pode significar horas do gestor preciosas, que poderiam ser melhor utilizadas, em outro setor da empresa. Porque não procurar um paliativo momentâneo, evitar momentaneamente o perfeccionismo do Rh, e resolver a situação com calma posteriormente?
- Aprender a dar o devido peso e apreço em cada situação, não se consegue cumprir objetivos, quem desfoca por qualquer coisa que arranhe suas emoções ou equilíbrio. Procure caminhar frente a problemas, saiba que eles sempre existirão, e ainda, aprenda a ver o problema muitas vezes quando é possível, como um luxo, se seu importado top quebrou, não perca o dia irado xingando, dê graças a Deus por ter este problema, já imaginou quantos pegam ônibus, posturas como esta o ajudará a resolver o problema de forma racional e a evitar de desperdiçar energia, esta ultima altamente essencial no cumprimento de metas e objetivos.
- Nos desvios momentâneos e periódicos que acontecem com os objetivos, não se esqueça nunca que um dos pré requisitos do sucesso é a persistência, procure voltar imediatamente ao seu objetivo. Aconteceu um incidente que o impediu de concluir um curso ou projeto? Retorne imediatamente após a normalização da situação.
- Mantenha sempre a ética e transparência no cumprimento das metas, o verdadeiro valor em atingir um objetivo se dá, conseguindo-se pelo esforço, competência e retidão. Basta olhar para a política, resultados contábeis de empresas não idôneas, relatórios de vendas irreais de algumas empresas e vendedores, que temos a resposta. Mudar o padrão de comportamento na dificuldade de atingir objetivos ou pegar atalhos não lícitos, só contribuirá para depredar a sua conduta e a da empresa.