Gerenciando O Tempo

Gerenciando o tempo: Definição: É uma ferramenta gerencial, que tanto pode ser utilizada nas empresas quanto em nossas vidas, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração de tempo é provavelmente o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a auto-descoberta, isto é, com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar.
O Executivo de Informática e o seu tempo: Um dos maiores problemas, para todos é que nunca há tempo suficiente para fazer tudo o que é necessário.
O administrador que não consegue gerenciar seu próprio tempo não consegue gerenciar nada mais. Pois é de vital importância que o gerente domine o seu tempo, ao invés de ser por ele dominado.
Passos fundamental para se alcançar um melhor uso do tempo: Quantificar como ele é utilizado atualmente; Eliminar os pontos de estrangulamento com base nesta quantificação; Planejar efetivamente como aplicar o tempo economizado com a eliminação dos estrangulamentos.
O administrador pode tentar classificar as atividades que dominam o seu dia, como: Documentação – para leitura / assinatura; Entrevistas – envolvendo você e outra pessoa, seja subordinado, colega ou superior; Reuniões – envolvendo três ou mais pessoas; Telefonemas – recebidos e emitidos. A seguir, verifique quais destas tarefas só poderão ser feitas por você mesmo, quais as que podem ser realizadas por você ou por outra pessoa e quais devem ser delegadas a outras pessoas, sem prejuízo de qualidade, mas que no momento estão lhe roubando preciosas horas.
Alguns pontos de estrangulamento detectados: Reveja se realmente é necessário lidar com toda a papelada; Estabeleça horários predeterminados e pré-estabelecidos para as entrevistas; Agende e divulgue as reuniões; Discipline-se na utilização do telefone, ou seja, Fale somente o necessário. É claro que a eliminação de todos os pontos de estrangulamento é, em certos casos, praticamente impossível, mas se você conseguir 50% do tempo bem administrado já alcançou um bom índice.
O que fazer com o tempo ganho? Primeiro crie uma hora diária (tempo arbitrário) só sua na qual você se isola sem telefonemas, reuniões, entrevistas, etc. E então: Leia aqueles artigos importantes que estão se acumulando em sua mesa; Pare e repense o seu departamento de entrada de dados, a utilização de pacotes, as novas admissões; Redescubra-se como administrante e como pessoa; Procure concentrar-se em tarefas multiplicadoras; Pense na qualidade dos serviços prestados e como melhorá-las; Reveja os planos de desenvolvimento dos técnicos e administrativos da área frente à novas tecnologias; Estabeleça ou melhore o seu relacionamento com os demais gerentes da corporação.
Até agora vimos todas as características para que um administrador de informática administre melhor o seu tempo, então vamos dar mais sugestões para todo tipo de administrante de qualquer área e para todas as pessoas que não conseguem administrar o seu tempo.
Benefícios obtidos com uma melhor administração do tempo: Desenvolve uma perspectiva real do que a vida oferece e como pode ser vivida; Permite aproveitar mais a vida; Possibilita maior domínio e controle do trabalho; Evita pressão interna e pressões externas; Segurança e objetividade do trabalho; Aumenta a produtividade; Mantém o equilíbrio entre a vida pessoal, familiar e profissional; Combate celulite e flacidez, melhora o condicionamento físico.
A pessoa que não administra o seu tempo é porque passa a maior parte do dia pensando no que fazer em 1º lugar, outra parte recomeçando o trabalho interrompido e finalmente a outra reclamando que não teve tempo para nada.
Fatores a serem observados que contribuem para modificar-mos algumas atitudes através de nossa própria conscientização, nos levando a pensar nos seguintes fatos: Estamos dando o tempo certo às coisas realmente importantes? Estamos mantendo o equilíbrio adequado entre nossas atividades de rotina e as de inovação em longo prazo? Nossas atividades de combate ao fogo (atividades de emergência) estão reduzidas? As interrupções desnecessárias estão sendo permitidas? Estamos realizando tarefas desnecessárias? Estamos pulando de tarefa em tarefa sem concluí-las?
Pronto temos um perfil de nosso comportamento diante do tempo, o que e como devemos mudar está em cada um de nós.
Desperdiçadores do tempo: Não definição / Classificação das metas; Não fazer plano diário; Prioridades não claras/ faltam prioritização; Alteração constantes de ordens e de prioridades; Não antecipar prováveis acontecimentos futuros e não se preparar para eles; Não se prevenir contra problemas rotineiros; Empreendendo mais do que pode menos estimativa de tempo não realista; Sobrecarga de trabalho; Atrasos; Barulho; Desorganização pessoal; Arquivos desorganizados; Responsabilidade e autoridades confusas; Não se ajustar a mudanças; Treinamento deficiente; Excesso de controle e Reuniões improdutivas; Fazer eu próprio / não delegar; Não saber dizer não; Excesso de material para ler; Excesso de comunicação; Falta de comunicação; Inexistência de padrões / critérios; Falta de diretrizes; Não adaptação / resistências à mudanças.
Conclusão: O Tempo é um recurso precioso, que não pode ser recuperado, ou expandido, portanto saiba usá-lo, pois ele proporciona oportunidades iguais para todos.